Prozess- und Dokumentenmanagement

Unter einem Prozess versteht man eine logische und zeitliche Abfolge von Ereignissen. Die Erfassung der Prozesse erfolgt in einer datenbankgestützten Modellierungssoftware. Hier werden in Abstimmung mit der prozessverantworlichen Person in einer Prozessgrafik alle wesentlichen Abläufe, Schnittstellen und Prozessbeteiligten abgebildet. Aus diesen Informationen kann dann zusätzlich eine detaillierte verbale Prozessablaufbeschreibung generiert werden.

Ziel des Prozessmanagements ist es, diejenigen Abläufe zu definieren, zu erfassen und zu dokumentieren, die von übergreifender Bedeutung sind und mehrere Akteure aus verschiedenen Einheiten der Hochschule betreffen. Im Zuge der Prozesserfassung werden Verbesserungspotenziale abgeleitet.

Neben der Transparenz der Abläufe für alle Hochschulangehörigen wird damit auch ein kontinuierliches Verbesserungsmanagement geschaffen.

Mit der Freigabe der Prozesse werden diese systematisch in die Prozesslandkarte der OTH Regensburg eingebunden.

Dabei werden folgende Prozessarten unterschieden:

• Leitungsprozesse geben Vorgaben und Rahmenbedingungen zur strategischen und operativen Hochschulsteuerung, was auch das Qualitätsmanagement einschließt
• Kernprozesse werden durch die eigentlichen Aufgaben der Hochschule bestimmt und unterteilen sich in "Qualifizierung und Bildung", "Forschung und Entwicklung" sowie "Weiterbildung und Begleitung"
• Unterstützungsprozesse betreffen insbesondere die vielfältigen Verwaltungsaufgaben und Dienstleistungen zur Unterstützung der Kern- und Leitungsprozesse

Parallel zu den Prozessen werden auch hochschulweit gültige Dokumente zentral verwaltet und veröffentlicht. Zu diesen gehören unter anderem: Externe Vorgaben von Ministerien, Richtlinien der Hochschulleitung, Dienstvereinbarungen mit dem Personalrat, allgemeine Informationen der Organisationseinheiten sowie Antragsformulare.

Die Veröffentlichung von Prozessen und Dokumenten für Bedienstete erfolgt online über das Dokumentenportal der OTH Regensburg. Das Dokumentenportal bringt folgende Vorteile:

• Die Aktualität aller Prozesse und Dokumente wird durch die Festlegung eines Revisionsdatums und der damit verbundenen Evaluierung gewährleistet
• Zugeordnete Prozess- und Dokumentenverantwortliche sind für Rückfragen eindeutig ersichtlich
• In den Prozessen werden die Arbeitsabläufe transparent dargestellt
• Benutzerfreundliche Funktionalitäten, wie z. B. eigene Favoriten und unterschiedliche Suchfunktionen, erleichtern die tägliche Arbeit

Alle Bediensteten der Hochschule wirken innerhalb des Prozess- und Dokumentenmanagements durch ihre aktive Mitarbeit an der kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe mit.

Für Studierende werden relevante Prozesse und Dokumente über das Dokumentenportal für Studierende bereitgestellt.