Im Rahmen des vom Bayerischen Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst geförderten Projekts „Internationalisierung 2.0“ hat sich Julia Wagner, Mitarbeiterin im Akademischen Auslandsamt der Ostbayerischen Technischen Hochschule Regensburg (OTH Regensburg), bereits umfassende Kenntnisse in Möglichkeiten der digitalen Abwicklung von Auslandsaufenthalten angeeignet. Ihre Expertise in diesem Bereich und insbesondere in der Software Mobility-Online (SOP), die im Akademischen Auslandsamt der OTH Regensburg zur Verwaltung von internationalen Partnerschaften und zur Durchführung von Studierendenaustausch eingeführt wurde, war bereits öfter von Hochschulen innerhalb und außerhalb Bayerns gefragt. Ihre innovativen Ideen zu Lösungsmöglichkeiten für verschiedenste Prozesse in der Software haben die Vorreiterrolle der OTH Regensburg in der Digitalisierung der Verwaltung von Auslandsaufenthalten maßgeblich gestärkt. So wurde zum Beispiel in Zusammenarbeit mit der Firma SOP, der Koordinierungsstelle für Datenverarbeitung in der Hochschulverwaltung an den staatlichen Fachhochschulen in Bayern (KDV) und dem Rechenzentrum der Hochschule eine Schnittstelle zwischen Mobility-Online und HISinOne entwickelt, durch die ein Datenaustausch beider Systeme ermöglicht wird.
Wie kann das Management von Auslandsaufenthalten digitalisiert werden?
Mit ihrer Expertise wurde Julia Wagner vom Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) nun zur Erasmus+-Digitalexpertin ernannt. Mit einer digitalen Auftaktveranstaltung der insgesamt 42 Expert*innen und eines ersten virtuellen Treffens der 18-köpfigen Profilgruppe zum Thema „Digitalisierung“ startete im Februar 2022 ihre einjährige Aktivität als Expertin. In dieser Funktion teilt sie ihre Erfahrungen mit Hochschulen deutschlandweit bei der Einführung von Tools, um Auslandsaufenthalte digital abzuwickeln. Mit der europaweiten Digitalisierung des Erasmus+-Programms unter dem Motto „Erasmus Without Paper“ haben alle Hochschulen die Aufgabe, das Erasmus+-Programmmanagement auf ein rein digitales System umzustellen und somit nicht nur effizienter, sondern auch umweltfreundlicher und nachhaltiger zu agieren. Somit müssen Bewerbungen für Auslandsaufenthalte oder andere Dokumente nicht mehr in Papierform eingereicht oder per Post zwischen den Partnerhochschulen ausgetauscht werden, sondern alle Prozesse sollen digital ablaufen. Da jede Hochschule anders strukturiert ist und vielfältige Anforderungen an ein derartiges Tool hat, birgt diese Umstellung unterschiedliche Herausforderungen, bei denen die Erasmus+-Digitalexpert*innen mit gemeinsamen Workshops, Podcasts und Erfahrungsaustausch unterstützen.
Zusätzlich wird sich Julia Wagner in monatlichen virtuellen Treffen mit den anderen Expert*innen spezifischen Themen widmen, die generell für die Umsetzung von „Erasmus Without Paper“ wichtig sind. Das Gremium wird gemeinsam Lösungsansätze für Aufgaben und Herausforderungen erarbeiten, die allen Hochschulen, die am Erasmus+-Programm teilnehmen, helfen, „Erasmus Without Paper“ umzusetzen. Derartige Themen umfassen beispielsweise den Austausch von Partnerschaftsverträgen (Inter-Institutional Agreements) und das digitale Learning Agreement, ein Dokument, das alle im Ausland erbrachten Leistungen auflistet und den Studierenden die Anrechnung von Leistungen aus dem Ausland an der Heimathochschule vereinfacht.
Julia Wagner startet motiviert in die bundesweite Zusammenarbeit: „Gerade bei meiner Projekttätigkeit habe ich gemerkt, dass Wissensaustausch unverzichtbar ist und deshalb freue ich mich, mein Wissen weiterzugeben und auch von anderen Expert*innen neue Impulse zu bekommen.“ Durch Julia Wagners Tätigkeit ist die OTH Regensburg bundesweit vertreten und wirkt bei Innovationen und Digitalisierungsprozessen im Bereich der Internationalisierung der Hochschulen aktiv mit. Prof. Dr. Oliver Steffens, Vizepräsident für Forschung und Internationalisierung, sagt zur Bedeutung der Tätigkeit für die OTH Regensburg: „Die Aufnahme von Julia Wagner in das Expert*innengremium zeigt, dass die OTH Regensburg bei der Digitalisierung der Prozesse für den internationalen Austausch eine Pionierrolle einnimmt. Frau Wagner trägt dazu maßgeblich bei. Ich freue mich sehr über diese Auszeichnung.“
